Klantbehoud › Kennisbank › E-mail en Outlook voor klantcontact
Klantbehoud

E-mail en Outlook voor klantcontact

Hoe u e-mail en Outlook slim inzet voor klantcontact: opvolgberichten, sjablonen, gedeelde mailboxen en wat te doen als e-mail niet werkt.

U krijgt 3 signalen dat een klant bij u afhaakt, plus de opvolgberichten in uw eigen toon. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

KO
Klanten om op te lettenVoorbeeld · deze week
● 4 signalen
Klant AAl 6 weken geen bestellingopen
Klant BKlacht nog niet afgerondopen
Klant CContract loopt over 2 maanden afactie
Klant DTevredenheid gedaaldactie
Opvolging klaar:
4 berichten
Eerst bellen:
klant B

Wat u moet weten over e-mail en outlook voor klantcontact

E-mail is nog steeds het belangrijkste kanaal voor zakelijk klantcontact. Voor opvolging van klanten is het ook het meest voor de hand liggend: een persoonlijk bericht bij een verlenging, een check na een klacht of een bedankje. Programma's zoals Outlook of Gmail bieden daarvoor genoeg mogelijkheden, maar veel bedrijven gebruiken alleen de basis.

Praktische punten zijn sjablonen voor berichten die vaak terugkomen, een gedeelde mailbox zodat niets bij één persoon blijft liggen en duidelijke afspraken over wie wanneer reageert. Als e-mail niet opent of niet werkt zoals verwacht, kijk dan eerst naar de internetverbinding en de instellingen van het account. Bewaar belangrijke berichten ook buiten de mailbox, bijvoorbeeld bij het klantdossier.

Voor klantbehoud zijn opvolgberichten in uw eigen toon het meest zichtbaar. Een sjabloon dat klinkt als een standaardbrief, werkt tegen u. Wij schrijven de berichten samen met u, in de toon van uw bedrijf, voor de momenten die ertoe doen. In het voorproefje krijgt u die berichten, samen met de signalen dat een klant afhaakt.

Begin hier

Alle artikelen over e-mail en outlook voor klantcontact

78 artikelen, op alfabet.

Andere thema's

Verwante diensten van Polder Partners

Veelgestelde vragen

Hoe gebruik ik e-mail voor klantopvolging?

Stel vaste momenten vast, zoals na een levering, voor een verlenging of na een klacht. Gebruik een sjabloon als basis en pas de eerste regels persoonlijk aan. Zo blijft het vriendelijk en kost het weinig tijd.

Waarom opent mijn Outlook niet of werkt het niet goed?

Vaak ligt het aan de internetverbinding, een verouderd programma of een account dat opnieuw moet worden ingesteld. Probeer eerst de webversie. Werkt die wel, dan zit het probleem in het programma.

Wat is een gedeelde mailbox en wanneer heb ik die nodig?

Een mailbox waar meerdere collega's bij kunnen, bijvoorbeeld voor info of support. Zo blijft niets bij één persoon liggen en kunt u berichten verdelen. Het is nuttig zodra twee of meer mensen klantmails beantwoorden.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal klanten, de systemen waar uw klantgegevens staan en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie de signalen bij uw eigen klanten.

Vertel wanneer klanten bij u afhaken. Wij maken een voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt, plus de opvolgberichten in uw toon.

  1. Uw voorproefje3 signalen dat een klant bij u afhaakt, plus de opvolgberichten in uw eigen toon.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen de signalen bij uw klanten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantbehoud → · Kennisbank