Hoe u e-mail en Outlook slim inzet voor klantcontact: opvolgberichten, sjablonen, gedeelde mailboxen en wat te doen als e-mail niet werkt.
U krijgt 3 signalen dat een klant bij u afhaakt, plus de opvolgberichten in uw eigen toon. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.
E-mail is nog steeds het belangrijkste kanaal voor zakelijk klantcontact. Voor opvolging van klanten is het ook het meest voor de hand liggend: een persoonlijk bericht bij een verlenging, een check na een klacht of een bedankje. Programma's zoals Outlook of Gmail bieden daarvoor genoeg mogelijkheden, maar veel bedrijven gebruiken alleen de basis.
Praktische punten zijn sjablonen voor berichten die vaak terugkomen, een gedeelde mailbox zodat niets bij één persoon blijft liggen en duidelijke afspraken over wie wanneer reageert. Als e-mail niet opent of niet werkt zoals verwacht, kijk dan eerst naar de internetverbinding en de instellingen van het account. Bewaar belangrijke berichten ook buiten de mailbox, bijvoorbeeld bij het klantdossier.
Voor klantbehoud zijn opvolgberichten in uw eigen toon het meest zichtbaar. Een sjabloon dat klinkt als een standaardbrief, werkt tegen u. Wij schrijven de berichten samen met u, in de toon van uw bedrijf, voor de momenten die ertoe doen. In het voorproefje krijgt u die berichten, samen met de signalen dat een klant afhaakt.
78 artikelen, op alfabet.
Stel vaste momenten vast, zoals na een levering, voor een verlenging of na een klacht. Gebruik een sjabloon als basis en pas de eerste regels persoonlijk aan. Zo blijft het vriendelijk en kost het weinig tijd.
Vaak ligt het aan de internetverbinding, een verouderd programma of een account dat opnieuw moet worden ingesteld. Probeer eerst de webversie. Werkt die wel, dan zit het probleem in het programma.
Een mailbox waar meerdere collega's bij kunnen, bijvoorbeeld voor info of support. Zo blijft niets bij één persoon liggen en kunt u berichten verdelen. Het is nuttig zodra twee of meer mensen klantmails beantwoorden.
Dat hangt af van uw situatie: het aantal klanten, de systemen waar uw klantgegevens staan en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.
Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.
Vertel wanneer klanten bij u afhaken. Wij maken een voorproefje: 3 signalen dat een klant afhaakt, plus de opvolgberichten in uw toon.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen de signalen bij uw klanten door.uw vaste contactpersoon
Binnen één werkdag nemen we persoonlijk contact met u op, en plannen we een kennismaking waarin we het voorproefje samen bespreken.
Hoe beter we uw situatie kennen, hoe beter uw voorproefje aansluit. Wilt u een paar korte vragen beantwoorden? Dat duurt ongeveer een minuut.
Even kijken wat we nog willen weten
Daarmee maken we uw voorproefje. Tot snel.
We zetten 3 signalen op een rij dat een klant bij u afhaakt, met de opvolgberichten in uw toon. Vertel ons wanneer klanten afhaken.